Retour d’expérience

Fondation Vaincre Alzheimer : synchroniser ses donateurs avec son outil d’emailing

Découvrez comment nous avons aidé la Responsable communication et webmarketing de la Fondation Vaincre Alzheimer à gagner 1 journée de travail / semaine.

Contexte et Objectifs

Responsable : Catherine Silva, Responsable Communication et WebMarketing

Poste : Chargée de développer la collecte de fonds sur le digital depuis 7 ans à la Fondation Vaincre Alzheimer

Double enjeu : Réduire le temps passé sur les tâches très chronophages de la saisie de données donateurs / Eviter les erreurs qui se multiplient proportionnellement au volume de dons collectés.

Problématique : Comment interconnecter ma solution de routage email avec mon formulaire de dons GiveXpert pour que la gestion de la donnée (import et mise à jour) se fasse de manière automatique ?

Formulaire de dons : https://donner.vaincrealzheimer.org/soutenir

Formulaire de dons GiveXpert - Soutenir la recherche pour Vaincre Alzheimer - donner.vaincrealzheimer.org_mobile

Les résultats parlent d’eux-mêmes

4953

tâches automatisées uniquement pour les données donateurs de décembre

50+

champs donateurs mis à jour automatiquement dans leur outil d’emailing toute l’année

4 j/mois

de travail gagnés et bien des erreurs évitées en utilisant le connecteur Zapier de GiveXpert

Partie I : Utiliser le connecteur Zapier de GiveXpert

Etape 1 : Etudier les options qui permettent d’interconnecter sa solution d’emailing avec son formulaire de dons

La demande de Catherine auprès de GiveXpert était : « Comment est-ce que je peux interconnecter ma solution de routage email avec le formulaire de dons pour que tout ça se fasse de manière automatique ? »

Alexandre a conseillé d’utiliser Zapier.

Pourquoi ?

Catherine avait 2 options :

❌ Faire un développement en dur.

Le problème est que dès qu’un champ bouge dans la solution de routage – ce qui arrive facilement car on crée souvent des nouveaux champs dans son outil d’emailing – il faudrait faire un nouveau développement technique. Cela engendre donc des coûts supplémentaires à chaque fois et cela complique le process, car cela signifie un manque d’autonomie totale pour Catherine.

Utiliser la solution Zapier.

C’est une brique intermédiaire entre plusieurs solutions, qui permet de connecter des applications ensemble.
Elle est assez simple à mettre en place d’un point de vue techinque. De plus, Alexandre montrant à Catherine comment ça fonctionne, cela lui permet d’être totalement autonome dans son utilisation.

Etape 2 : Anticiper le potentiel d’automatisation

Le gros avantage de Zapier : énormément d’outils sont connectés à cet outil. C’est-à-dire qu’énormément de structures ont développé des connecteurs pour Zapier, qui permettent un interfaçage.

« On a fait ce travail au niveau de GiveXpert (le module de collecte utilisé par Vaincre Alzheimer qu’on développe).

On a créé un connecteur Zapier qui permet de connecter GiveXpert avec d’autres outils. »  

Dans le cas de Catherine, l’outil à connecter est sa solution d’emailing : Sendethic.

Sendethic a aussi développé un connecteur Zapier. D’ailleurs, la plupart des outils du marché en propose un : Sendinblue, Mailjet, MailChimp…

Au-delà des outils d’emailings, on retrouve des connecteurs pour :

  • des outils CRM, comme Salesforce ;
  • des outils de groupware, type Google Sheet, pour récupérer des données dans des tableaux ;
  • ou même Slack pour recevoir une notification dès lors qu’un don est effectué au profit de votre association.

Vous l’aurez compris : la mise en place de Zapier est très facile car c’est une interface qui permet de travailler avec des APIs sans avoir besoin de coder.

Les avantages pour un fundraiser

La capacité à redonner la main aux fundraisers :
avoir l’autonomie suffisante pour recréer et faire évoluer dans le temps des automatisations ou des enrichissements de base de données, par exemple.

Outils utilisés

Logo GiveXpert

Module de collecte GiveXpert


Formulaire de dons et d’inscriptions à des événements.

logo zapier

Outil de workflow Zapier


Connecte et automatise les actions entre plusieurs applications web.

LOGO SendEthic

Solution de routage Sendethic


Emailing / Marketing Automation / Contact Management Plateform

Partie II : Mettre en place une automatisation

Etape 1 : Définir l’élément déclencheur (trigger)

1) Choisir le bon module. Ici GiveXpert.

2) Sélectionné le compte associé (si vous en avez plusieurs chez GiveXpert).

3) Lancer le test que Zapier effectue en exemple. Cela permet de vérifier que GiveXpert est bien lié à Zapier.

L’interface Zapier vous accompagne étape par étape, en faisant apparaître des coches vertes qui valident votre configuration.

Comprendre comment ça fonctionne 

Le Zap se connecte à l’API GiveXpert, de manière sécurisée avec un login et mot de passe. A chaque fois qu’il y a un nouveau don ou une nouvelle inscription effectué.e via votre formulaire GiveXpert, Zapier récupère l’information.

Etape 2 : Configurer les conditions de réalisation de l’action

La Fondation Vaincre Alzheimera a créé un filtre pour indiquer à Zapier quand la donnée doit être traitée : il faut que ce soit des Opt-In, que le statut de la conversion (quelle qu’elle soit), soit validée. Catherine a demandée à ce que la conversion soit un don, signalé par le “D”. Sinon c’est “R” pour les “registration”.

Si ces conditions sont remplies, alors la donnée va être traitée.

Etape 3 : Mettre en place les règles de traitement de la donnée

La Fondation a créé d’autres actions car ils ont des données particulières dans leur solution de routage.

En l’occurrence, quand la civilité via un formulaire GiveXpert est remplie, Catherine a besoin de la transformer 2 fois en une autre donnée.  En mettant en place un Zap, elle transforme la donnée immédiatement.

Catherine n’a alors plus besoin d’aller dans sa solution de routage, d’aller dans chaque fiche et de changer manuellement la donnée. Elle sait que la donnée va apparaître correctement.

1ère transformation

Si dans la personne donatrice remplit le champ civilité du formulaire GiveXpert en faisant apparaître une des combinaisons de lettres MME / M / MMME / MLLE, ces lettres vont se transformer par correspondance en de nouvelles données : Chère / Cher / Chers / Chère.

2ème transformation

Catherine a ajouté une autre action dans Zapier, pour permettre de transformer ces mêmes données MME / M / MMME / MLLE en une écriture de la civilité en toutes lettes : Madame / Monsieur / Monsieur et Madame / Mademoiselle.

Etape 4 : Définir l’action à effectuer dans l’application cible une fois la donnée traitée

1) Choisir l’application. Ici Message Business devenu Sendethic.

2) Choisir le bon compte de votre association chez Sendethic.

3) Installer l’action.

L’ identifiant unique du contact dans le cas d’utilisation de la solution de routage de la Fondation Vaincre Alzheimer est l’adresse email. En créant ce zap, si l’adresse email est déjà connue dans la solution de routage, cela évite de créer une nouvelle fiche qui ferait doublon. Si Zapier reconnait cette adresse email en base, alors il va juste faire une mise à jour des informations au lieu de créer une nouvelle fiche.

Ensuite il suffit de saisir la bonne donnée qui provient de GiveXpert dans le bon champ.

C’est vous qui déterminez ce que vous voulez voir apparaître dans les bons champs.

C’est assez bien guidé (et vous pouvez revoir le pas à pas grâce aux explications de Catherine en vidéo dans le header de cette page).

Etape 5 : Tester l’action et mettre le Zap en live

Pensez bien à activer votre Zap pour qu’il effectue le travail. Vérifiez que ça fonctionne.

« Mettre en place ces automatisations n’empêche pas un travail de contrôle de la donnée derrière. Pour vérifier qu’il n’y ait pas de bug ou autre.

Mais ça réduit le travail d’entrer des données à chaque fois, qui sont des tâches très chronophages. Et en plus, je suis sûre que ça fonctionne ».

Etape 6 : Recommencer en mettant en place un nouveau Zap

La Fondation Vaincre Alzheimer à plusieurs Zap, dont un relié aux donateurs et un autre relié aux inscrits via le module GiveXpert.

En effet, la solution de collecte GiveXpert permet également d’avoir des modules d’inscription à des événements ou équivalent. La Fondation ne traite donc pas de la même manière une personne qui s’inscrit à un événement sans être donateur et sans faire de don, ça peut être juste des sympathisants, donc forcément les données qui rentrent ne sont pas les mêmes.

Etape 6 - Recommencer en mettant en place un nouveau Zap

Leviers mis en place

PayZen

Alexandre Ayad

  • Analyse du besoin et recommandations
  • Configuration du connecteur Zapier de GiveXpert avec la solution de routage de la Fondation Vaincre Alzheimer
  • Coaching et accompagnement sur la prise en main de l’outil
Catherine Silva

Catherine Silva

  • Explication de la problématique en amont
  • Ajout dans Zapier des champs spécifiques créés dans sa solution de routage
  • Autonomie de la configuration des automatisations dès qu’un nouveau champ est créé dans son outil d’emailing

Partie III : Nos conseils d’utilisation de Zapier pour les fundraisers

Etape 1 : Choisir l’offre adaptée à vos besoins

Zapier est un outil disponible gratuitement mais avec une limitation importante, à savoir :

  • 100 automatismes / mois. 100 tâches / mois équivaudrait dans ce retour d’expérience au traitement de 100 transactions de dons / mois.
  • 2 actions automatisées.

Or dans le cas de la Fondation, il y a plusieurs actions paramétrées : des règles qui décident d’importer ou pas la donnée en fonction de si la transaction de dons est validée chez GiveXpert, des règles de retraitement de la donnée pour les civilités et pour les salutations.

C’est pourquoi Catherine a fait le choix de passer sur une offre payante mais qui reste très accessible. Ils ont des offres à moins de 18€/mois, pour 750 tâches traitées / mois. Votre choix dépend donc du volume de tâches que vous souhaitez automatiser.

Pour information, le modèle Zapier est également basé sur le délai de rafraichissement, c’est-à-dire tous les combiens de temps Zapier va vérifier s’il y a eu de nouvelles transactions.

Mais c’est quelque chose de moins important pour la collecte. De base, c’est 15 min pour les 2 premiers niveaux d’offre Zapier. Pour des offres plus onéreuses, les délais sont réduits à 2 min. Pour une importation dans un outil d’emailing, le seul intérêt que ça va avoir c’est que ça peut éventuellement déclencher plus rapidement un cycle d’automation, un message automatisé avec un trigger.

Les avantages pour un fundraiser

Choisir une offre supérieure Zapier uniquement pour chercher à réduire le délai de rafraichissement (update time) a quand même peu d’intérêt.

Typiquement dans le cadre de GiveXpert, un email de confirmation personnalisable est déjà envoyé par le module de collecte à l’issu de la transaction.

De toute façon dans un cycle d’automation, il y aura souvent un délai de plusieurs heures à une journée avant le déclenchement d’un cycle d’accueil ou d’un cycle d’upgrade.

« On se laisse vite prendre au jeu de l’automatisation. C’est quand même agréable.

Quand on commence à utiliser un outil comme Zapier, assez rapidement on fait autre chose que de la synchronisation email. Comme le remplissage d’un tableau de bord par exemple.

C’est un outil polyvalent qui a un réel intérêt de ce point de vue là. »  

Etape 2 : Mettre en place des automatisations adaptées pour les fundraisers et responsables marketing

Voici d’autres projets d’automatisation possibles :

 

  • Social ads : importer de la donnée en base. Cela permet de contrôler la donnée avant de l’importer en base et d’éviter des adresses spameuses.
  • Récupérer les prospects des formulaires sur des annonces Facebook. L’objectif de l’automatisation est de les récupérer facilement et les importer dans un cycle d’accueil au niveau de l’emailing.
  • Récupérer des éléments de Tweets dans lesquels son association est citée ou apostrophée et remplir un tableau Google Sheet pour historiser ces prises de paroles sur les réseaux sociaux. Cela permet de retrouver un tweet et un contact sans avoir à scroller pendant des kilomètres.

« Je confirme que ça fait gagner beaucoup de temps.

Rien que sur le mois de décembre, ça m’a évité des semaines extrêmement chargées, notamment en fin de mois.

C’est un temps de dingue de gagné !

La solution existe et elle n’est pas compliquée à mettre en place. A moindre coût, ça permet d’automatiser mes tâches. »

Vous souhaitez gagner un temps de dingue comme Catherine ?

Bénéficiez du connecteur Zapier de GiveXpert !

Alexandre et Lydia, experts en fundraising, étudieront votre projet avec soin !

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